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Verwaltungskraft (m/w/d) an unserer Fachschule für Sozialpädagogik

  • 19.08.2026
  • ibs – Institut für Berufs- und Sozialpädagogik gGmbH
  • Hemelingen

Details:

  • Teilzeit
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Über uns
Die ibs gGmbH gehört seit über 40 Jahren zu den führenden Anbietern für Aus- und Weiterbildung im Bereich Gesundheit und Soziales – mit unseren Pflegeschulen in Bremen und Niedersachsen, der Fachschule für Sozialpädagogik in Bremen, unseren ibs Akademien sowie unseren beiden Standorten in Berlin und Rostock.
Die Fachschule für Sozialpädagogik sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit, die unser Team in der Verwaltung im Bewerbermanagement und im Schulsekretariat mit bis zu 30 Std. pro Woche verstärkt. Diese Stelle ist zunächst befristet bis zum 30.09.2027. Unsere Schule steht für hohe fachliche Qualität, persönliche Begleitung und eine wertschätzende Lernatmosphäre.
Ihre Aufgaben
1. Bewerbermanagement (ca. 75 %)
  • Selbstständige Betreuung von rund 400 Bewerbungen pro Jahr – vom Erstkontakt bis zur Aufnahme
  • Prüfung und Dokumentation der Bewerbungsunterlagen
  • Beratung zu Zugangsvoraussetzungen, Finanzierung und individuellen Ausbildungswegen
  • Begleitung von Bewerber*innen, die noch Voraussetzungen erfüllen müssen
  • Nutzung unseres Bewerber-Management-Tool zur Dokumentation
  • Telefonische und schriftliche Kommunikation (E-Mail, Telefon, WhatsApp-Modul)
  • Planung und Koordination von Bewerbungsgesprächen in Abstimmung mit Lehrkräften
  • Aufbereitung der Unterlagen und Kommunikation der Ergebnisse (Zusagen, wertschätzende Absagen mit Hinweisen)
  • Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung zu Bewerber*innen und professionelle Repräsentation unserer Schule

2. Verwaltung & Schulsekretariat (ca. 25 %)
  • Freundliche erste Anlaufstelle für Schüler*innen, Lehrkräfte und Gäste
  • Unterstützung in der Verwaltung von Schülerunterlagen und im Dokumentenmanagement
  • Zusammenarbeit mit Rechnungswesen und Lehrkräften
  • Mithilfe bei Zeugniserstellung sowie Bearbeitung von Formularen und Bescheinigungen
  • Allgemeine Büroorganisation (Telefon, Post, Ablage)
  • Pflege und Erstellung von Content für die Social-Media-Kanäle (Text, Bild, Video)

Wir bieten Ihnen
  • Eine sinnstiftende Tätigkeit an einer anerkannten, qualitätsorientierten Schule
  • Ein wertschätzendes, kollegiales Arbeitsumfeld
  • Eine gründliche Einarbeitung in alle Prozesse
  • Gestaltungsmöglichkeiten und Raum für eigene Ideen
  • Möglichkeit für mobiles Arbeiten im Bereich Bewerbermanagement

Bildung. Perspektive. Zukunft.
  • Werteorientiertes Betriebsklima: Professionelle und hilfsbereite Zusammenarbeit im Team
  • Mitarbeiter*innen Qualifizierung: Förderung von Bildungszeit, fachlicher Spezialisierung und damit beruflicher Weiterentwicklung
  • Mitarbeiter*innen-Benefits: Deutschland-Jobticket und Firmenkarte
  • Flexible Arbeitszeiten: entsprechend Ihrer Lebenssituation und unserer Arbeitsweise - Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Ihr Profil
  • Abgeschlossene Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation)
  • Erfahrung im Bewerber- oder Kundenmanagement von Vorteil
  • Hohe Kommunikationsfähigkeit, freundliches Auftreten und Serviceorientierung
  • Große Freude am telefonischen Austausch
  • Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich zu erklären
  • Hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Organisationstalent
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in interne Abläufe und Management-Tool
  • Teamfähigkeit sowie sicherer Umgang mit PC und Office-Programmen
  • Affinität zu modernen Medien und Social Media
  • Erfahrung mit Canva o.ä. von Vorteil

Wir freuen uns auf Sie!
Richten Sie Ihre Bewerbung bitte per E-Mail an unsere Bereichsleitung Herrn Daniel Schütz. Bei Fragen stehen wir auch gerne telefonisch zur Verfügung.
ibs Institut für Berufs- und Sozialpädagogik
Fachschule für Sozialpädagogik
Dölvesstr. 8
28207 Bremen
0421 491567-12
[email protected]
www.ibs-bremen.de